SISTEMAS DE INFORMACION..

INFORMACIÓN:

Aquello que permite adquirir cualquier tipo  de conocimiento se denomina  información. Existe información  cuando se revela  algo que hasta  ahora era  desconocido; la función  de  la información es  aumentar el  conocimiento del  receptor o  reducir  su incertidumbre.

Si tuviéramos un conocimiento total no habría necesidad de información. Cualquiera  que  no tenga un conocimiento suficiente necesita de información para  tomar sus  decisiones;  una  vez  el usuario recibe la  información necesaria debe acoplarla con el conocimiento actual  y  tomar la  acción correspondiente.

Para lograr una información es indispensable los datos que una vez procesados, es  decir  ordenados y  clasificados  constituyan una información útil y funcional.

En toda organización  es  necesaria la información que  surge como  consecuencia de  las  actividades que  se llevaran a cabo  para  alcanzar  sus  objetivos.

DEFINICIÓN DE INFORMACIÓN SEGÚN DISTINTOS PUNTOS DE VISTA:

• Según Idalberto Chiavenato, información "es un conjunto de datos con un significado, o sea, que reduce la incertidumbre o que aumenta el conocimiento de algo. En verdad, la información es un mensaje con significado en un determinado contexto, disponible para uso inmediato y que proporciona orientación a las acciones por el hecho de reducir el margen de incertidumbre con respecto a nuestras decisiones" [1].
• Para Ferrell y Hirt, la información "comprende los datos y conocimientos que se usan en la toma de decisiones" [2].
• Según Czinkota y Kotabe la información "consiste en datos seleccionados y ordenados con un propósito específico" [3].
• Alvin y Heidi Toffler, en su libro «La Revolución de la Riqueza» nos brindan la siguiente diferencia (muy entendible) entre lo que son los datos y lo que es información: "Los datos suelen ser descritos como elementos discretos, huérfanos de contexto: por ejemplo, «300 acciones». Cuando los datos son contextualizados, se convierten en información: por ejemplo, «tenemos 300 acciones de la empresa farmacéutica X»" [4].
• En Wikipedia, la enciclopedia libre, encontramos que, en un sentido general, información es "un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno".
• En el Diccionario de la Real Academia Española, se encuentran, entre varios significados, los siguientes: (Del lat. informatĭo, -ōnis). 1. f. Acción y efecto de informar. 2. f. Oficina donde se informa sobre algo. 3. f. Averiguación jurídica y legal de un hecho o delito. 4. f. Pruebas que se hacen de la calidad y circunstancias necesarias en una persona para un empleo u honor. U. m. en pl. 5. f. Comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada. 6. f. Conocimientos así comunicados o adquiridos. [6].

En este punto, y teniendo en cuenta las anteriores ideas y definiciones, planteo la siguiente definición de información:

"La información es un conjunto de datos acerca de algún suceso, hecho o fenómeno, que organizados en un contexto determinado tienen su significado, cuyo propósito puede ser el de reducir la incertidumbre o incrementar el conocimiento acerca de algo".

ETAPAS DEL PROCESO DE LA INFORMACIÓN

En la información se  pueden distinguir  tres  etapas:

Entrada: Esta  dada  por la  adquisición y verificación de  los  datos. Ejemplo  el informe contable  de  un  negocio  en  un  determinado período.

 

Proceso: En el que se debe clasificar,  ordenar  y verificar mediante  operaciones  lógicas sobre los  datos que se requieren emitir tanto de textos, imágenes o matemáticos.

Salida: Es  la  comunicación que  se  dará  al  encargado de tomar  las  decisiones.

Para  su mayor  efectividad  se  debe  tener en  cuenta  tres  factores  importantes  la  velocidad de acceso, el nivel de  comprensión  y  la exactitud del  informe.

SISTEMAS:

Todo sistema, para sobrevivir, necesita realimentación interna e intercambio de flujos de muy variada naturaleza con su entorno a fin de evitar el crecimiento constante de su entropía, que lo llevaría a su muerte térmica.

Este intercambio de flujos debería permitir la admisión de variedad para reducir la entropía. La negativa a asumir esta incorporación de variedad en sistemas sociales y organizaciones suele conducir también a graves problemas políticos y económicos; los fundamentalismos de todo tipo que están surgiendo en tantas partes del mundo son ejemplos paradigmáticos de esta negación de la variedad al pretender desarrollar al precio que sea, un modelo de la variedad al pretender desarrollar al precio que sea, un modelo demasiado uniforme de sociedad, sea en lo cultural, lo lingüístico, lo religioso, o en lo económico, cuando no en todos ellos.

La Teoría General de los Sistemas (T.G.S.) propuesta, más que fundada, por L. von Bertalanffy aparece como una metateoría, una teoría de teorías, que partiendo del muy abstracto concepto de sistema busca reglas de valor general, aplicables a cualquier sistema y en cualquier nivel de la realidad.
La T.G.S. surgió debido a la necesidad de abordar científicamente la comprensión de los sistemas concretos que forman la realidad, generalmente complejos y únicos, resultantes de una historia particular, en lugar de sistemas abstractos como los que estudia la Física. Desde el Renacimiento la ciencia.

SISTEMAS  DE  INFORMACIÓN

 

  Definición: Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados con el propósito de prestar atención a las demandas de información de una organización, para elevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y desarrollo de acciones. (Peña, 2006).

    Otros autores como Peralta (2008), de una manera más acertada define sistema de información como: conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Teniendo muy en cuenta el equipo computacional necesario para que el sistema de información pueda operar y el recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.     

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información. (Peralta, 2008)         
                                                                                   
Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.         
                                                                                                                                                                                   

Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida.

Otro autor define que “Un sistema de información es el sistema de personas, registros de datos y actividades que procesa los datos y la información en cierta organización, incluyendo manuales de procesos o procesos automatizados.” (s/a, 2008).                                                                                                                                             

  En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, desarrolló una teoría que impactó el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la informática.

Según Nolan, la función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación: 

        Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.

     Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como nóminas o contabilidad. 

El pequeño Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los casos del área de contabilidad.

      El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de computación.

·                       El personal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de un operador y/o un programador. Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algún fabricante local de programas de aplicación.

·                       En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario (ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra.

·                       Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir la computador a la empresa.

Etapa de contagio o expansión. Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que una empresa se encuentra en esta etapa son:

·                       Se inicia con la implantación exitosa del primer Sistema de Información en la organización. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se habrá que imitar.

·                       Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturación, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc.

·                       El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde depende de la Gerencia Administrativa o Contraloría.

·                       El tipo de administración empleado está orientado hacia la venta de aplicaciones a todos los usuarios de la organización; en este punto suele contratarse a un especialista de la función con preparación académica en el área de sistemas.

·                       Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas, jefe de desarrollo, jefe de soporte técnico, etc.

·                       Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfases automáticas entre ellas, de tal forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la consecuente irritación de los usuarios.

·                       Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que marca la pauta para iniciar la racionalización en el uso de los recursos computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solución marcan el paso a la siguiente etapa.Etapa de control o formalización. Para identificar a una empresa que transita por esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos:

             Esta etapa de evolución de la Informática dentro de las empresas se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a través de las técnicas de presupuestación base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantación de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta).

·                       Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de órdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos, etc.

·                       El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial, dependiendo del organigrama de la Dirección de Administración o Finanzas.

·                       El tipo de administración empleado dentro del área de Informática se orienta al control administrativo y a la justificación económica de las aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a crecer.

·                       En esta etapa se inician el desarrollo y la implantación de estándares de trabajo dentro del departamento, tales como: estándares de documentación, control de proyectos, desarrollo y diseño de sistemas, auditoría de sistemas y programación.

·                       Se integra a la organización del departamento de sistemas, personal con habilidades administrativas y preparado técnicamente.

·                       Se inicia el desarrollo de interfases automáticas entre los diferentes sistemas.

Etapa de integración. Las características de esta etapa son las siguientes:

·                       La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa.

·                       Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la integración.

·                       En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayudó mucho a que los usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas.

·                       El costo del equipo y del software disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más usuarios.

·                       En forma paralela a los cambios tecnológicos, cambió el rol del usuario y del departamento de Sistemas de Información. El departamento de sistemas evolucionó hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas.

·                       Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organización.

Etapa de administración de datos. Entre las características que destacan en esta etapa están las siguientes:

·                       El departamento de Sistemas de Información reconoce que la información es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios.

·                       Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.

·                       El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes.

Etapa de madurez. Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta etapa, se incluyen los siguientes:

·                       Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la organización se encuentra definida como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (dirección).

·                       Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general, aplicaciones que proporcionan información para las decisiones de alta administración y aplicaciones de carácter estratégico.

·                       En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de datos y se logra la integración de redes de comunicaciones con terminales en lugares remotos, a través del uso de recursos computacionales. 

OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

"… El objetivo del sistema debe estar claro para todo aquel que pertenezca al sistema. El objetivo de incluir planes de futuro. El objetivo es un juicio de valor". Dr. W. Edwards Deming

Lo anterior planteado intuye que se debe comenzar por el análisis y diseño de los Sistemas o del Sistema en cuestión. Esta investigación se propone de forma general diseñar un SIG de apoyo o soporte a las decisiones. Siguiendo el camino propuesto diferentes teorías planteadas por varios autores al respecto ya que del tema hay bastante tela por donde cortar, pues no es nuevo, conjuntamente de la existencia de experiencias que han aportado tanto a nivel nacional como internacional.

El objetivo del proceso de Diseño del Sistema de Información es la definición de la arquitectura del sistema y del entorno tecnológico que le va a dar soporte, junto con la especificación detallada de los componentes del sistema de información.

En la era de la información o del conocimiento como algunos autores lo llaman, la información pasa a ser procesada a través del uso de la computadora como elemento fundamental que incide en la rapidez de las respuestas a las soluciones de diversos problemas, Kendall y Kendall, expresaron también "La disponibilidad actual de las computadoras ha generado todo un incremento y una diversificación de la información, tanto para la sociedad, como para los negocios en particular". Esto infiere que la administración de la información que se obtiene en computadora difiere en diversas formas de la obtenida manualmente, ya que todo proceso a aplicarle a este recurso se logra a través de Sistemas o "sistemas computacionales", aparentemente los costos para mantener la información con el uso de la computadora suelen ser mayores, pero los beneficios obtenidos son por encima de los costos. Ahora los sistemas de informaciones surgen o se desarrollan dentro de las organizaciones con diferentes propósitos y en dependencia de las necesidades de cada empresa en cuestión. He aquí donde los Kendall también exponen los distintos tipos de sistemas de información que existen como por ejemplo: Sistemas de procesamiento de datos,  Sistemas de Información para la administración( MIS)  ,  Sistemas de apoyo a las decisiones (DSS). ***                                                            

Comparan a los MIS con los DSS planteando que ambos dependen de Bases de datos como fuente de información, pero lo que los diferencia es al hacer énfasis en el soporte en cada una de las etapas de la toma de decisiones. He aquí el momento para hablar sobre la trayectoria de los DSS.

Herbert Simón Premio Nóbel en 1978 de Economía, (junio 1916 – febrero 2001)

Asentó en 27 libros la teoría de la decisión, entre ellos,"Teoría de la racionalidad limitada", e impulsó la llamada Escuela de Toma de Decisiones, en 1953, pensó e hizo valer la complejidad del comportamiento humano y del entorno en el que las empresas actúan para defender sus objetivos distantes del óptimo: meramente satisfactorios, expresivos de una 'racionalidad limitada o incompleta'. Los decidores, argumentaba Simón, no tratan de elegir la mejor de las alternativas, como se asume en la microeconomía tradicional, sino que se contentan con desenlaces satisfactorios. Además en 1966 trató de replicar en un ordenador la capacidad de razonamiento humano , expresó "… las actividades relacionadas con la toma de decisiones representan una parte fundamental de la labor del gerente creador de las administración por objetivos."

El proceso de toma de decisiones se puede llevar a cabo automáticamente o conscientemente.

Para Simón las decisiones pueden ser programadas (estructuradas), no programadas (no estructuradas), el proceso de decisión se divide en tres tipos de actividades: inteligencia (recopilación de información), diseño, selección. Posteriormente en 1997, revisa y las actividades fundamentales dentro del modelo del proceso de decisión quedaron de la siguiente forma:

En el modelo de Simón (1997) encontramos 4 fases. Modelo considerado por Turban como "…el modelo mas conciso y el mas completo aun para la toma de decisiones desde una perspectiva racional. ". Turban, Efraim. "Decisión Support Systems and Intelligent Systems". 6ta Ed. Prentice Hall, 2001.
  Para Robert J- Thierauf, en 1990, coincidió y hubo de agregarle a la teoría también las decisiones semi estructuradas, además de hacer alusión a que la Toma de Decisiones surge a partir de la llamada Escuela de TD, y agregó en su texto "Sistemas de Información Gerencial para el control y planificación", y en libro "Los Sistemas de Apoyo de Decisión de grupo para la Fabricación de Decisión eficaz" 

"… lo racional tras este enfoque (matemático / computadora) para la toma de decisiones es el reconocimiento de los cambios que están ocurriendo tan rápidamente que resulta imposible para el decidor, trabajar sólo para evaluar todos los factores para una decisión efectiva. La computadora permite al gerente resolver el problema con orientación matemática y estadística en poco tiempo, en lugar de llevarse semanas o meses, como en el caso del método manual." Lo anterior planteado corrobora todo lo expresado tanto por los Kendall como por Simón.

Los Kendall consideraron que para diseñar y analizar los sistemas de información, además de planearse debidamente las etapas o las fases que no deben pasar por alto, se debe tener muy en cuenta la existencia de tres fundamentos de las organizaciones de vital importancia y estos son los niveles de administración, el diseño diferencial de las organizaciones y un grupo de factores influyentes que incluyen al estilo de liderazgo, la tecnología, la cultura y las relaciones humanas.

COMPONENTES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Las partes básicas de los componentes o atributos de los sistemas de información básicamente son dos, los físicos y los humanos.
Los físicos, como la misma palabra lo dice son aquellos que son las partes como las maquinas, encargadas de el almacenaje, la velocidad del procesamiento, y de lograr mas información Vs. Tiempo en el sistema.
En cambio la parte humana es simplemente la que se encarga de el análisis y de controlar el sistema.

CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

http://www.slideshare.net/mmiutirla/ciclo-de-vida-de-los-sistemas-1397304

SENN, James A. (1992) Análisis y Diseño de Sistemas de Información. Segunda Edición. Editorial McGrawHill. México .

El método de ciclo de vida para el desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información. El método del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas consta de 6 fases:

1). Investigación Preliminar:La solicitud para recibir ayuda de un sistema de información puede originarse por varias razones: sin importar cuales sean estas, el proceso se inicia siempre con la petición de una persona.

2). Determinación de los requerimientos del sistema: El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresaque se encuentra bajo estudio. Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar los procesos de una empresapara dar respuesta a las siguientes preguntas clave:

¿Qué es lo que hace?
¿Cómo se hace?
¿Con que frecuencia se presenta?
¿Qué tan grande es el volumende transacciones o decisiones?
¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?
¿Existe algún problema?
¿Qué tan serio es?
¿Cuál es la causa que lo origina?

3). Diseño del sistema: El diseño de un sistema de información produce los detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la fase de análisis. Los especialistas en sistemas se refieren, con frecuencia, a esta etapa como diseño lógico en contraste con la del desarrollo del software, a la que denominan diseño físico.

4). Desarrollo del software: Los encargados de desarrollar software pueden instalar software comprobando a terceros o escribir programas diseñados a la medida del solicitante. La elección depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el software y de la disponibilidad de los programadores.

Por lo general, los programadores que trabajan en las grandes organizaciones pertenecen a un grupopermanente de profesionales.

5). Prueba de sistemas: Durante la prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir, que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga. 

Se alimentan como entradas conjunto de datosde prueba para su procesamiento y después se examinan los resultados.

6). Implantación y evaluación:La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivosde datos necesarios para utilizarla. Una vez instaladas, las aplicaciones se emplean durante muchos años. Sin embargo, las organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo, incluso el ambientees diferente con el paso de las semanas y los meses.

Por consiguiente, es indudable que debe darse mantenimientoa las aplicaciones. La evaluación de un sistema se lleva a cabo para identificar puntos débiles y fuertes. La evaluación ocurre a lo largo de cualquiera de las siguientes dimensiones:

Evaluación operacional: Valoración de la forma en que funciona el sistema, incluyendo su facilidad de uso, tiempo de respuesta, lo adecuado de los formatos de información, confiabilidad global y nivel de utilización.

Impacto organizacional: Identificación y medición de los beneficios para la organización en áreas tales como finanzas, eficiencia operacional e impacto competitivo. También se incluye el impacto sobre el flujo de información externo e interno.

Opinión de loa administradores: evaluación de las actividades de directivos y administradores dentro de la organización así como de los usuarios finales.

Desempeño del desarrollo: La evaluación de proceso de desarrollo de acuerdo con criterios tales como tiempo y esfuerzo de desarrollo, concuerdan con presupuestos y estándares, y otros criterios de administración de proyectos. También se incluye la valoración de los métodos y herramientas utilizados en el desarrollo.

COMPONENTES  DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN:

Las partes básicas de los componentes o atributos de los sistema de información básicamente son dos, los físicos y los humanos.

Los físicos, como la misma palabra lo dice son aquellos que son las partes como las maquinas, encargadas de el almacenaje, la velocidad del procesamiento, y de lograr mas información Vs. Tiempo en el sistema.

Herramientas tecnológicas hardware, software. El equipo computacional, el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar. El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema, también conocidos como usuarios. Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

Los sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, sistemas para la Toma de Decisión de Grupo sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y sistemas de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con el uso u objetivos que cumple, es el de los sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS

Es indudable, el gran impacto que el desarrollo de las nuevas tecnologías ha tenido sobre la sociedad en general, además como muchos autores han enunciado el advenimiento de la llamada sociedad del conocimiento y la información ha encontrado una plataforma de apoyo bastante adecuada con la aparición de las mismas y en especial las referidas a la producción, control, acceso, recuperación, conservación y diseminación de información. Ahora bien, La sociedad que tradicionalmente se ha encargado de ser los custodios administradores y difusores de la información (Bibliotecas, Archivos, Centros de Documentación, información empresarial etc.), han hecho una labor importante pero no tan rápida y eficiente como un sistema electrónico de control de información.
 

ESTRUCTURAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Es simplemente tener los sub-sistemas en orden. Este cabe aclarar es el concepto más simple que hay de la estructura de los sistemas

Aunque también hay otro concepto como este, podemos estructurar un Sistema de Información como una red de centros de información asociados a las unidades funcionales de la empresa dependiendo de los flujos de datos e información se crea una red de información entre los diferentes unidades funcionales de la organización lo que nos lleva a la  estructura de un sistema de información.

SIMBOLOGÍA DE FLUJOGRAMAS DE SISTEMA:

EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.
A continuación se observará de tres autores diferentes el concepto de Flujograma o Diagramas de Flujo, características, tipos, simbología, diseño y elaboración.
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997; El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc.

proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución.                  

Según Chiavenato Idalberto. Año 1.993;                                                                                          

 El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del

Según Gómez Rondón Francisco. Año 1.995; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.

Importancia:

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997; es importante ya que ayuda a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este , El flujograma de conocimiento o diagrama de flujo, como su nombre lo indica, representa el flujo de información de un procedimiento.
En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier métodos y sistemas.

organización y departamento, ya que este permite la visualización de las actividades  innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.              

Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993; es importante los flujogramas en toda

Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995; los flujogramas o diagramas de flujo son importantes para el diseñador porque le ayudan en la definición formulación, análisis y solución del problema. El diagrama de flujo ayuda al analista a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidas, le ayudará a analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración.

2. Características de los Flujogramas

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:

·                     Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.

·                     Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.

·                     De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.

Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993:

·                    Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento.

·                     Dar las bases para escribir un informe claro y lógico.

·                     Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operará el nuevo procedimiento.

Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:

·                     De uso, permite facilitar su empleo.

·                     De destino, permite la correcta identificación de actividades.

·                     De comprensión e interpretación, permite simplificar su comprensión.

·                     De interacción, permite el acercamiento y coordinación.

·                     De simbología, disminuye la complejidad y accesibilidad.

·                     De diagramación, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados.

Diseño y Elaboración de Flujogramas:

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:
Convención para trazar los diagramas:

a.        La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:  

1.          Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.

2.          Nombre del departamento o los departamentos involucrados.

3.          Nombre de la persona que preparó el diagrama.

4.          Número de personas o puestos involucrados.

5.          Número de pasos.

c.        Identificar cada columna con le nombre de la persona o puestos que realiza cada uno de los pasos.

d.        Representar las formas o documentos, mediante rectángulos proporcionales a las formas o documentos representados. Sin embargo como lo principal es la claridad, esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen juicio.

e.        Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas dimensiones.

f.          Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un triángulo negro en la esquina inferior derecha.

g.        Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente poner el nombre de la forma en cada paso que aparezca.

h.        El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un número en la esquina superior derecha. Para el original siempre se colocará el número uno; y las siguientes copias tendrán numeraciones ascendentes.

i.          En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.

j.           Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya sea con grapa o broche o en sobre, se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos. El movimiento se presenta por una sola línea.

k.        Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por medio de líneas para cada forma o grupo de formas.

l.           La secuencia demuestra haciendo que las líneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo.

m.      El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectángulos, de arriba hacia abajo.

n.        Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la acción.

o.        Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la información.

Presentación de las formas en el diagrama:

a.        Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos, imitando hasta donde sea posible la forma y tamaño de las originales reducidas a escala, indicando en la parte superior y al centro el nombre con una sola palabra.

b.        Las formas con copias deben representarse como sigue.

c.        Cuando se tenga que hacer una distribución de formas, se recomienda empezar con la más alejada para evitar que se crucen.

d.        Toda forma debe demostrar cual fue su origen.

e.        La nueva forma se marcaron un triángulo en la orilla inferior izquierda y con ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso.

f.          Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o a otra parte de la misma hoja, la liga de procesos se muestra mediante "conectores" que consisten en dos círculos con la letra W, uno en el punto en que se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia.

Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993    

    Se rige por una serie de símbolos, normas y pautas convencionales las cuales son:a.        El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan a los departamentos, secciones o dependencias involucradas en el procedimiento. Cada departamento o sección debe mostrarse una sola vez en el flujograma y en el mismo orden o secuencia cronológica de su aparición en el procedimiento que se describe de izquierda a derecha.                                                                                                                      

b.        Mostrar una misma dependencia mas de una vez en el flujograma aun cuando las acciones del procedimiento regresen a la misma .                                                                   

c.        Las líneas indicadoras del flujograma deben ser mas delgadas que las líneas divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas en sus extremos terminales.                

d.        Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con claridad y describirse brevemente con muy pocas palabras.                                                                                         

e.        Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia del flujograma se indica según sea archivado: definitivamente, temporalmente o retenido por algunos días ("D"), horas ("O") o minutos (´).                                                                                                    

f.          Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado en el procedimiento se indica con una (X) grande.                                                                                                            

g.        Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se indicará en el flujograma mediante una flecha interrumpida.                                                                            

h.        Al igual que vimos en los organigramas en los flujogramas cuando varias líneas se intercruzan sin tener relación se indica mediante una inflexión en cualquiera de ellas.        

i.          Siempre resultará mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja, pero cuando en su extensión se tenga que continuar en otra página, se señala mediante un símbolo cualquiera dentro de un circulo, en la página donde se interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocará en otra página como sigue.                                                     

Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:                                                                               

El analista experto adoptará su propio método en la preparación de los flujogramas o diagrama de flujo, a continuación se observan algunas pautas:                                                         

a.        Especificar el objetivo del flujograma o diagrama de flujo.                                                      b.        Pasar de lo conocido a lo desconocido. Es decir, identificar los subsistemas que, según se sabe, debe aparecer y desarrollar los que se relacionan con ellos.                                   c.        Utilizar símbolos autorizados y de una plantilla, o sea un dispositivo de plástico con los símbolos recortados.                                                                                                                      d.        Empezar a construir el flujograma o diagrama de flujo en la parte superior de cada página; deben ir de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha.                                           e.        Cada página debe tener un encabezado que identifique claramente el proyecto, la gráfica, la flecha (de revisión, si la hay), el autor y el número de páginas.                               f.          Cuando las líneas de flujo son numerosas en diagramas complejos, utilizar conectores para reducir su número.                                                                                                                 g.        Establecer el nivel en que van a construirse los flujogramas o diagramas de flujo.              h.        Reunir los flujos de entrada, de modo que las líneas de flujo que aparecen entrando en un símbolo sean las menos posibles, lo mismo se harán con las líneas que salen.               i.          Escribir en los símbolos, usando el menor número posible de palabras.                              

eraciones que componen un procedimiento o parte de este. Las características, tipos, simbologías, diseño y elaboración de los flujogramas son las más acertadas y las que más se aplican.